Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Velira worden verzameld bij het aanmaken van een account en het gebruik van het platform is:

Velira
E-mail: info@velira.be

Voor de verwerking van persoonsgegevens die voorkomen in Documenten die de Klant uploadt (zoals namen, adressen of financiële gegevens op facturen), treedt Velira op als verwerker namens de Klant, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.

2. Welke gegevens verwerken wij, hoe en waarvoor?

2.1 Accountgegevens

Wat: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, BTW-nummer en facturatiegegevens.

Hoe verzameld: via het registratieformulier op het platform, rechtstreeks door de gebruiker ingevuld.

Doel: het aanmaken en beheren van uw account, het uitvoeren van de overeenkomst, facturatie en klantenservice.

2.2 Documentgegevens

Wat: Documenten die de Klant uploadt (facturen, schadefiches, leveringsbonnen, mutualiteitsoverzichten e.d.). Deze kunnen persoonsgegevens bevatten van derden (namen, adressen, rijksregisternummers, financiële gegevens).

Hoe verzameld: via handmatige upload (drag-and-drop of bestandskiezer) door de Klant in het Velira-dashboard.

Doel: automatische classificatie, extractie van gestructureerde gegevens en doorverwerking naar boekhoudsoftware (Exact Online) in opdracht van de Klant.

2.3 Geëxtraheerde Data

Wat: gestructureerde gegevens die door AI uit Documenten worden gehaald (klantnamen, bedragen, tarieven, adressen, artikellijnen).

Hoe verzameld: automatisch gegenereerd door AI-modellen op basis van de geüploade Documenten.

Doel: het presenteren van een factuurvoorstel aan de Klant ter controle en goedkeuring, en het aanmaken van boekingen in Exact Online. Opgeslagen in de Tenant van de Klant en uitsluitend toegankelijk voor de Klant.

2.4 Gegevens uit Exact Online

Wat: relaties (klanten/leveranciers), artikelen, kostenplaatsen, projecten en factuurgegevens uit de Exact Online-administratie van de Klant.

Hoe verzameld: via de Exact Online REST API, nadat de Klant Velira heeft geautoriseerd via OAuth2.

Doel: het matchen van geëxtraheerde documentgegevens aan de juiste relaties, artikelen en kostenplaatsen in Exact Online, en het aanmaken van verkoopfacturen of boekingen namens de Klant.

2.5 Gebruiksgegevens

Wat: IP-adres, browsertype, inlogtijdstippen, verwerkingsvolumes, foutmeldingen en interactiepatronen.

Hoe verzameld: automatisch door de webserver en applicatielogica bij gebruik van het platform.

Doel: het verbeteren van de Dienst, het detecteren van technische problemen, beveiliging en fraudepreventie.

2.6 Betalingsgegevens

Wat: abonnementsgegevens, facturatiehistorie. Velira slaat geen volledige creditcardgegevens op.

Hoe verzameld: via Stripe Checkout. Betalingsinformatie wordt rechtstreeks door de gebruiker aan Stripe verstrekt.

Doel: abonnementsbeheer en facturatie. Stripe treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor betalingsgegevens. Zie het privacybeleid van Stripe.

3. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): accountbeheer, documentverwerking, AI-extractie, integratie met boekhoudsoftware en facturatie.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): productverbetering op basis van geanonimiseerde gebruiksstatistieken, beveiliging en fraudepreventie, technische foutopsporing.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): boekhouding, fiscale verplichtingen.

4. AI-verwerking

Velira maakt gebruik van meerdere AI-modellen van verschillende aanbieders voor de classificatie en extractie van documentgegevens. Documenten worden verwerkt via de API's van deze aanbieders, die optreden als sub-verwerkers.

AI-aanbieders verwerken de documenten uitsluitend ter uitvoering van de instructies van Velira en slaan geen klantgegevens op na verwerking, overeenkomstig hun respectieve verwerkersovereenkomsten. Input- en outputdata worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

Correcties die de Klant aanbrengt op extractieresultaten verbeteren de nauwkeurigheid uitsluitend binnen de eigen Tenant. Correctiedata wordt nooit gedeeld met of gebruikt voor andere Klanten.

5. Integratie met Exact Online

Wanneer de Klant Velira koppelt aan Exact Online, verleent de Klant Velira via OAuth2-autorisatie toegang om namens de Klant gegevens te lezen en te schrijven in Exact Online. Dit omvat onder meer het aanmaken van boekingen, het opzoeken van leveranciers en het synchroniseren van documentgegevens.

Velira bewaart een OAuth2-token om de koppeling in stand te houden. De Klant kan deze toegang op elk moment intrekken via de instellingen in Velira of in Exact Online.

Exact Online treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in hun systeem.

6. Sub-verwerkers

Velira maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Voor sub-verwerkers buiten de EER (zoals Anthropic, Google) zijn passende waarborgen getroffen overeenkomstig Hoofdstuk V van de AVG, waaronder Standard Contractual Clauses (SCC's).

7. Gegevensuitwisseling met derden

Velira wisselt gegevens uit met de volgende derde partijen:

Velira deelt geen persoonsgegevens met derden voor marketing- of reclamedoeleinden.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van het Abonnement en tot 12 maanden na beëindiging (voor mogelijke vragen of geschillen).
• Documenten & Geëxtraheerde Data: gedurende de looptijd van het Abonnement. Na beëindiging heeft de Klant 30 dagen om alle data te exporteren, waarna deze definitief wordt verwijderd.
• Correctiedata (AI-learning): gedurende de looptijd van het Abonnement. Wordt verwijderd bij beëindiging samen met de Tenant.
• Gebruiksgegevens: maximaal 24 maanden, daarna geanonimiseerd.
• Facturatiegegevens: 7 jaar na het boekjaar, conform Belgische boekhoudwetgeving.

Bij beëindiging van het Abonnement wordt alle Tenant-data (documenten, extracties, correcties, configuratie) binnen 30 dagen definitief verwijderd uit onze systemen en back-ups. De Klant kan voor de verwijdering een export aanvragen.

9. Toestemming en uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben.
• Recht op beperking — u kunt de verwerking laten beperken in bepaalde omstandigheden.
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Toestemming intrekken

Voor zover de verwerking berust op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken. Dit kan door:

• Een e-mail te sturen naar info@velira.be met het verzoek uw toestemming in te trekken.
• De koppeling met Exact Online te verbreken via de instellingen in uw Velira-account of in Exact Online.
• Uw account te laten verwijderen (zie hieronder).

Intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking onverlet.

Verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

U kunt op elk moment een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens indienen door een e-mail te sturen naar info@velira.be. Vermeld in uw verzoek uw naam en het e-mailadres waarmee u bent geregistreerd. Wij bevestigen de ontvangst binnen 5 werkdagen en voeren de verwijdering uit binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Voor alle overige verzoeken (inzage, rectificatie, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) kunt u eveneens contact opnemen via info@velira.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging

Velira neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging, waaronder:

• Versleuteling van data in transit (TLS 1.2+) en in rust (AES-256).
• Strikte tenant-isolatie: data van verschillende Klanten is op database-niveau gescheiden.
• Toegangscontrole op basis van rollen en minimale rechten.
• Regelmatige back-ups met versleutelde opslag.
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens.

11. Cookies

Velira gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (sessiecookies, authenticatietokens). Deze cookies vereisen geen toestemming op grond van de ePrivacy-richtlijn.

Velira maakt geen gebruik van tracking cookies, advertentiecookies of cookies van derden voor marketingdoeleinden.

12. Wijzigingen

Velira kan dit Privacybeleid wijzigen. Substantiële wijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand meegedeeld per e-mail. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.

13. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens:

E-mail: info@velira.be